PRIMI PASSI NEL CONTROLLO DI GESTIONE DELLE COMMESSE
Siamo in un momento di grande cambiamento tecnologico nel quale si intersecano anche fattori ambientali di grande incertezza. Si tratta di uno scenario che, soprattutto nelle piccole aziende, rischia di compromettere il giusto spazio da dedicare agli investimenti.
In questo contesto la figura del consulente della piccola impresa assume un ruolo più che mai decisivo nel far comprendere al piccolo imprenditore che NON siamo difronte ad una nuova crisi economica ma alla prima vera “crisi del sistema”.
Quindi, da domani, servono nuove risposte sia ai vecchi che ai nuovi problemi.
In una sola parola serve una nuova strategia che trova nella tecnologia uno dei principali fattori chiave della pianificazione complessiva degli obiettivi futuri.
IL COSTO DEL PRODOTTO O SERVIZIO
Un esempio di vecchio problema a cui dare urgentemente risposta è quello della determinazione del costo di produzione di un prodotto o servizio soprattutto per quanto riguarda la sua componente variabile.
La risposta non è sempre semplice e soprattutto non può essere uguale per tutte le tipologie di imprese.
L’ESEMPIO DELL’AZIENDA ARTIGIANA CHE LAVORA SU COMMESSA
È abbastanza frequente incontrare aziende artigiane costantemente in fase di pieno utilizzo della propria capacità di produzione.
A questa condizione, certamente positiva, non sempre però corrispondono dati di bilancio altrettanto soddisfacenti.
Quindi da dove iniziare per portare l’azienda ad una nuova condizione operativa ed economica?
LA SITUAZIONE DI PARTENZA
Le attività produttive non in serie, quindi tipicamente artigiane, richiedono soluzioni gestionali sostanzialmente diverse da quelle presenti nelle aziende industriali.
La produzione in serie di un bene richiede in via preliminare una misurazione delle componenti rappresentate prevalentemente da tempi di lavoro, costi della materia prima e costi di impianti e sedi produttive.
La misurazione viene spesso effettuata mediante una dettagliata scheda di raccolta di parametri quantitativi (chiamata distinta base) alla quale viene associata una valorizzazione economica a valori tipicamente standard.
Nel caso delle produzioni o lavorazioni artigiane la standardizzazione non è l’elemento predominante e quindi molto spesso le misurazioni corrette si possono ottenere solo sulla base dei dati consuntivi.
COME PROCEDERE PER MIGLIORARE I RISULTATI DELL’AZIENDA ARTIGIANA
Le soluzioni software che consentono di attuare un completo controllo della gestione aziendale sono molte ma molto spesso, per vari motivi, non alla portata delle piccole imprese.
In ogni caso, per imparare a guidare è comunque inizialmente opportuno partire con semplici manovre in modo da evitare difficoltà non ancora sostenibili dalla cultura aziendale di partenza.
È quindi inizialmente sufficiente porsi l’obiettivo rappresentato dalla rilevazione dei:
- tempi di lavoro che ciascun addetto dedica a ciascuna commessa in lavorazione;
- quantità e costi dei materiali direttamente impiegati nella lavorazione.
MOLTO PIU’ SEMPLICE DI QUANTO POTREBBE SEMBRARE
Gli ingredienti per una efficace soluzione iniziale sono veramente pochi.
Una piccola applicazione web disponibile in uno o più tablet presenti nei locali della produzione consente a ciascun addetto di inserire agevolmente tempi di lavoro e quantità di materiali prelevati dal magazzino.
I dati inseriti da ciascun lavoratore (titolari e soci compresi) vengono automaticamente raccolti in un banale foglio di calcolo (es. excel) che funge sia database che da strumento di analisi per visualizzare:
- la valorizzazione del tempo impiegato in base ad una tabella di costo orario di ciascun addetto (compresi titolari e soci valorizzati ad un costo orario figurativo);
- la valorizzazione dei costi dei materiali direttamente impiegati in ciascuna commessa (in base al prezzo medio di acquisto).
La somma delle due valorizzazioni rappresenta il costo primo di produzione.
Per ottenere il costo complessivo di produzione della singola commessa mancano ancora i costi fissi o comunque imputabili indirettamente (es. costi generali e amministrativi, manutenzioni, utenze, ammortamenti, ecc.).
Gli stessi potranno essere:
- Determinati su base annua anche mediante il ricorso a dati storici desunti dalla contabilità generale opportunamente aggiornati
- Distribuiti sulle varie commesse utilizzando una base unica di ripartizione costituita dalle ore di lavoro assorbite da ciascuna commessa rispetto al totale delle ore annualmente disponibili nell’azienda.
Tutti i dati raccolti consentiranno di comprendere le dinamiche dei tempi e costi per ciascuna tipologia di commessa con notevole miglioramento della base informativa da utilizzare per una più precisa stesura di nuovo preventivi economici.
CONCLUSIONE
Seguendo la regola delle “3C” abbiamo dimostrato che:
- i timori di Costi di investimento sono a volte ingiustificati o facilmente superabili;
- la mancanza Competenze può essere agevolmente superata con un consulente in grado di suggerire e apportare nuove soluzioni ai nuovi bisogni conseguenti al cambiamento;
- la resistenza al Cambiamento può essere superata grazie ad una maggiore disponibilità di dati indispensabili per prendere decisioni aziendali più consapevoli.
