Dall’obbligo di fatturazione/ordinazione elettronica alla digitalizzazione dei processi interni: capita?

Troppo spesso la Fatturazione Elettronica è stata affrontata dalle imprese come un adempimento normativo: “fammi sapere quanto mi costa e mettiamo a terra quello che serve! Così non ci pensiamo più e siamo a posto”.

Questo approccio, purtroppo, per quanto apparentemente premiante nel breve periodo, ha lasciato sul campo “non pochi feriti”… Privilegiando l’urgenza di adeguarsi, infatti, si sono sottovalutate alcune scelte e oggi i segnali di allarme possono essere molteplici: il problema è che spesso non si riesce a identificarli al meglio, anche perché nemmeno si sospetta che possano venire da lì… Eppure “capita”.

Capita infatti che alcune procedure ferree – e ineccepibili in un mondo amministrativo prevalentemente “cartaceo” – siano conservate nonostante abbiano smesso di essere necessarie, producendo costi e lavoro che possono essere evitabili.

Capita anche che i sistemi informativi, nevralgicamente nel nucleo di processi e organizzazione, non risultino realmente allineati con la situazione contabile che l’azienda effettivamente produce, a discapito di allineamenti e sistemi di controllo di gestione e a nutrimento di crescenti dispute, imprevedibili insoluti e sconcertanti ritardi nei pagamenti – in particolare verso la PA, che negli ultimi anni è sicuramente migliorata nella gestione dei propri tempi di pagamento.

Capita, inoltre, che l’avvento di nuove modifiche nel tracciato Fattura (attese per ottobre e obbligatorie da gennaio) rappresentino momenti di riflessione interna che si rivelano ben più critici rispetto a come dovrebbero essere e svelano scelte pregresse macchinose oggi molto più difficili del ragionevole da dover riallineare.

Queste situazioni, così come diverse altre che purtroppo alcune aziende stanno attraversando – più frequentemente di piccolo-medie dimensioni -, non derivano necessariamente da mancanza di cura o di professionalità, quanto piuttosto dall’aver scambiato (o dall’essere stati accompagnati verso…) una soluzione “temporanea” con un “approdo” definitivo e sicuro. Un’azienda che vede crescere le proprie difficoltà di incasso (per ritardi o contestazioni crescenti), osserva il proprio personale soccombere sotto processi amministrativi sempre più complessi e trova molte difficoltà nell’accompagnare gli ormai prossimi obblighi normativi sulla gestione di Fatturazione e Ordinazione, forse dovrebbe anche chiedersi: “ho interpretato al meglio la Fatturazione Elettronica?”

A volte alcuni problemi su questo fronte sono segnalati rapidamente, da consulenti, commercialisti o revisori: altre volte, purtroppo, si dà per scontato il misterioso funzionamento dei “flussi informatici” e si trascura così una possibile area di intervento. Non mancano, poi, i casi in cui la “tradizione dei processi cartacei” viene onorata anche quando non è più necessaria: in qualche caso per rispettare procedure che danno ordine e metodo, ignorando purtroppo che certe attività non sono più necessarie; in altri casi solo per rispondere psicologicamente ad abitudini rassicuranti, che però ingenerano attività ormai inutili e comunque costose.

Lo ammetto: anche per le imprese è spesso difficile distinguere alcuni di questi “sintomi” da altri apparentemente analoghi o molto simili ma di origine ben diversa. Tuttavia, a me è capitato e capita con frequenza di entrare in contatto con aziende che hanno affrontato soprattutto premiando la rapidità di adozione, la Fatturazione Elettronica: oggi non pochi di quanti hanno adottato l’approccio “quick&dirt all’adempimento” si trovano in situazioni spiacevoli, da cui non sanno come uscire (perché non sanno come ci sono entrati). Eppure la possibilità di costruire processi amministrativi interni sempre più digitali, performanti e tendenti all’automatico esiste ed è sempre più concreta: naturalmente a patto di affrontare con consapevolezza e “qualche malizia” le aree di grigio oggi comunque presenti. Un’opportunità di efficienza non trascurabile, per imprese che operano in un ecosistema sempre più tendente al digitale, come è quello italiano degli ultimi anni.

Se vuoi approfondire questo argomento prenota QUI una consulenza online, o consulta QUI l’elenco completo dei servizi offerti.

 

Paolo Catti

Ingegnere gestionale, lavora per anni nel mondo universitario ed è co-fondatore del gruppo di Ricerca Osservatori Digital Innovation del Politecnico di Milano, in cui ha lanciato ed è stato responsabile di numerosi Osservatori – B2b, Mobile Enterprise, Fatturazione Elettronica e Dematerializzazione, Supply Chain Finance, e Procurement nella PA ecc.

Accanto alle attività di Ricerca ha sempre affiancato esperienze di didattica presso il Politecnico di Milano e la sua Graduate School of Business, il MIP. Dal 2015 accompagna imprese e PA nei loro percorsi di innovazione e trasformazione digitale.

Leggi le altre news

Formazione e servizi digitali

Notificazione digitale degli atti della PA: ci siamo.

È in arrivo la piattaforma per la notificazione digitale degli atti della pubblica amministrazione: la messa a disposizione del documento informatico impedisce la decadenza e

Trasformazione Digitale

Introduzione alla blockchain e criptovalute

Attualmente ci sono oltre 1.500 criptovalute disponibili nel mercato. Una vera e propria esplosione della moneta virtuale che ha attratto numerosi investitori in tutto il