Pensi che la tua piccola impresa possa ancora continuare ad utilizzare documenti cartacei o mantenere i file sparsi nei vari pc degli utenti o nelle cartelle di un server? Sicuramente no! Allora questo articolo ti può essere veramente utile per capire qual è il problema nella gestione dei documenti della tua azienda.
IL BENEFICIO ECONOMICO
Non servono ulteriori considerazioni sulla convenienza economica di una gestione digitale dei documenti. Da anni nel web sono presenti molte analisi che documentano quanto si può risparmiare ad esempio eliminando la carta e condividendo i documenti in formato digitale. Sui benefici è quindi inutile ripetere quanto già si conosce.
ALTRI ELEMENTI DA CONSIDERARE
Se potessimo limitare la nostra valutazione al solo beneficio economico tutto verrebbe circoscritto ad una semplice libera scelta per risparmiare. In realtà oggi l’adozione di una gestione documentale digitalizzata rappresenta una strategia per il mantenimento dell’organizzazione dell’azienda che in questo momento deve:
- Affrontare smart working
- Essere performante nelle attività di ricerca delle informazioni
- Avere accessibilità estesa ai documenti in mobilità
- Effettuare condivisioni di documenti con i terzi (clienti, fornitori, ecc.)
- Aumentare la sicurezza
- Rispettare l’ambiente ovvero essere eco sostenibile
- Evitare sprechi di tempo in attività che nessuno paga
È facile comprendere che questi aspetti riguardano ormai tutte le aziende indipendentemente dalle dimensioni!
CONVENIENTE E STRATEGICA: MA PERCHE’ ALLORA NON ACCADE ?
Probabilmente hai più volte pensato di affrontare il problema proprio perché, oltre ai benefici economici, hai compreso quali rischi possono minacciare la continuità della tua azienda. Ma qualcosa ti ha impedito di raggiungere l’obiettivo. Le soluzioni tecnologiche ci sono, sono veramente tante e diverse per soddisfare le esigenze specifiche di ciascuna azienda. Ma da sole sono solo soluzioni tecnologiche e non soluzioni per l’azienda. La gestione documentale è infatti una componente fondamentale di qualcosa di più ampio che si chiama innovazione. E la pura tecnologia, se non organizzata, non fa innovazione.
COSA SERVE
Per raggiungere l’obbiettivo serve un’analisi, un progetto e nuova formazione. In una sola parola potremmo dire che serve applicare una tecnica. Solo così il tuo gruppo di lavoro, addestrato e assistito, può entrare serenamente e proficuamente in sintonia con la dematerializzazione documentale e, in generale, con l’innovazione. Avere una figura di supporto che conosce la tecnica per gestire la somministrazione della tecnologia non significa spendere di più ma bensì raggiungere obbiettivi che si ripagano ampiamente. Diversamente ogni iniziativa non riuscirà a decollare dalla sola capacità di produrre l’ennesimo costo inutile.
